Uma obra em plena execução gera, com facilidade, de 40 a 60 comprovantes de pequenos gastos por mês. Se cada um leva 2 a 3 minutos para ser lido, interpretado e digitado no financeiro, são de 1h30 a 3h por obra, todo mês, só em digitação, sem contar o tempo perdido com foto ilegível e informação faltando. Em três obras, é quase um dia de trabalho por mês fazendo o que a foto já dizia. A BIA, assistente financeira da Brickup, elimina essa etapa: a foto da nota enviada no WhatsApp vira um pré-lançamento com os dados já preenchidos.
O que uma construtora de pequeno e médio porte precisa de um app para controle de gastos de obra
Antes de escolher qualquer app para controle de gastos de obra, vale olhar para os critérios que fazem diferença no canteiro, não só no escritório:
- Leitura da foto, do boleto e do áudio, porque nem todo gasto vem com nota impressa.
- Pergunta na hora quando falta dado, em vez de deixar o lançamento incompleto para alguém resolver depois.
- Vínculo com a obra certa, sem precisar escolher em lista ou abrir um sistema.
- Confirmação de quem gastou, para o registro já nascer conferido por quem estava lá.
- Anexo original preservado, para qualquer dúvida futura ser resolvida em um clique.
As funcionalidades da BIA para esse fluxo
Leitura de foto, boleto, áudio ou texto
O colaborador envia para a BIA, no WhatsApp, a foto de uma nota, um boleto recebido, um áudio ou uma mensagem de texto. A BIA interpreta o conteúdo em qualquer um desses formatos, 24 horas por dia.
Extração automática dos dados
A BIA identifica e preenche valor, fornecedor, data, número da NF-e, descrição da despesa e forma de pagamento. Quando a nota é enviada, os campos de tipo, valor, fornecedor, cliente e número da NF-e aparecem preenchidos.
Vínculo com a obra citada
Quem envia diz a qual obra aquele gasto pertence, e a BIA cruza essa informação com as obras cadastradas no painel da Brickup. A BIA coleta também a descrição, o centro de custo e o fornecedor de cada lançamento.
Resumo para confirmar ou corrigir
Depois de processar o documento, a BIA devolve no WhatsApp um resumo com os dados identificados. Quem enviou confirma ou corrige, por texto ou por áudio, sem abrir sistema nem planilha.
Pré-lançamento com o anexo original
Confirmado o resumo, o registro vira um pré-lançamento com a foto ou o documento original anexado, e segue para a auditoria da equipe financeira antes de entrar nos números oficiais.
Antes e depois
Antes: o encarregado manda a foto no grupo da obra. Alguém do financeiro salva a imagem, abre o sistema, digita valor, fornecedor, data e obra, e manda mensagem perguntando para que foi a compra. A resposta chega no dia seguinte.
Depois: o encarregado manda a foto para a BIA dizendo a obra. A BIA lê os dados, pergunta para que foi a compra, devolve o resumo, e o encarregado confirma. O financeiro encontra o pré-lançamento pronto, com a foto anexada, e só aprova.
O que isso muda no dia a dia da construtora
O financeiro para de digitar e passa a revisar. O canteiro para de acumular notas e passa a registrar na hora. E o dono da construtora passa a ver o custo de cada obra com menos defasagem, porque os gastos pequenos, que antes chegavam em lote no fim do mês, entram ao longo da semana.
Como a equipe de campo usa a BIA sem acesso ao módulo Financeiro, não é preciso criar login nem liberar telas para encarregados e mestres de obra só para eles registrarem despesas.
Como começar hoje
- Ative a BIA. Clientes Brickup falam com um especialista, que ativa a BIA e conecta o WhatsApp da equipe. Quem ainda não é cliente começa pelo teste grátis de 7 dias, sem cartão.
- Mostre o padrão de envio para a equipe. Foto inteira da nota e o nome da obra na mensagem. Se for áudio, dizer valor, onde comprou, para que foi e de qual obra.
- Faça o primeiro envio junto com o encarregado. Um teste real, com uma nota da semana, mostra o fluxo inteiro em menos de um minuto.
- Combine quem audita e quando. Uma pessoa do financeiro revisando os pré-lançamentos todo dia mantém a fila curta.
- Acompanhe as duas primeiras semanas. Veja quais dados mais faltam nos envios e reforce o padrão com a equipe.
Se a sua equipe já manda foto de nota pelo WhatsApp, metade do caminho está feito: falta só mandar para a BIA.
Teste grátis por 7 dias, sem cartão de crédito.
